攒了一堆模板,为何你还在熬夜加班?

作者 / 颖哥

来源 / 律界黑客 Legal Hackers

《令人心动的Offer》第一期,梅桢主动向律师索要法律分析报告的模板,还分享给了其他实习生。颖哥忍不住为梅桢点个赞,但仔细一想,这是不是也暴露了律师知识管理的低效?

拿个模板大费周折,手握模板,为什么我们还在熬夜加班?

梅桢忐忑不安地敲开导师的门索要模板,小手搓得汗都出来了。现实中敢走进合伙人办公室要模板的人恐怕不多。更多时候是这样:

模板散落在律师手中,询问获取效率底下,为何不把模板汇总起来呢?

简单点把模板汇总成一个“葵花宝典”式文件包,定期更新群发。技术派律所会在公共盘建个模板库,按业务类型分类,实时共享最新版。再高端些,建个内部云盘,随时随地远程接入。

无论采用哪种方式,至少以后不用再四处跪求模板了。然而,把模板汇总就够了吗?

模板汇总了,有些律师(包括颖哥)情愿用自己的旧文件修改,也不愿下载最新模板。劳心费神建的模板库却没人用,老板们该心疼ROI(投入产出比)了。

不是我们不想用,而是模板太空洞。

举个例子,颖哥常写的一个申报书,有一栏需要填“合营各方持有合营企业的主要权利和权益”。打开模板,颖哥差点晕过去。这不是政府网站的标准表格么?

对着它,颖哥只能从零写起,需要写哪些权利和权益,每句话怎么表述,全凭经验回忆。空洞的模板就像个毛坯房,律师还得自己刷墙。于是,颖哥还是默默打开了旧文档抄抄改改。

靠它写文件,明天又可以看见凌晨4点的夜了。

而旧文档就像二手房,房子旧了点儿,模板过时了,换个家具,稍改改还是能用的。

我对二手房满意吗?不满意,因为屋里还有上位住客的痕迹。如果上位房客是印度人,那屋里的咖喱味儿和房子就像“我和我的祖国一样不可分离”。 用旧文档易漏改旧客户信息,且案件类型不同也不完全适用。

好用的模板就像简装新房,至少要预填入格式化表述,配个家具很快就能入住了。

空洞的模板如能升级成下面这样,颖哥就不用看CBD凌晨4点的夜了。

大律师们,咱们回忆下一天的工作,是不是除了写协议、写法律文书,还有很多时间花在和客户沟通上?能不能把沟通信息也模板化呢?

颖哥的案子,最常遇到的就是审案官员提出补充问题要求答复。这时就要向客户爸爸汇报了,如果临场发挥,可能写成这样:

这邮件看着不错,但它就是个传声筒,并没有做好下一步安排,更没有管理客户的预期。发送完,客户爸爸三连问就来了:

小律师只好疯狂回复客户问题,一来二去沟通几轮,只有到晚上才能安安静静码字。

熬了个通宵,小律师终于发了一稿。客户爸爸还是怒了。

既然客户爸爸这么爱问这些问题。咱们能不能把它们做成模板呢?

沟通文件也可以模板化,想在客户前面,把客户关心的问题一次性汇报:

这个模板暗藏了客户预期管理的小心机。用上了它,客户爸爸对下一步计划放心了,自己需要做什么也明白了,时间安排也清晰了。小律师也不用被客户爸爸三连问轰炸,终于可以安静会儿写文件了。

颖哥以前很纳闷,为什么我用了老板给的模板,写完老板还是把文件改得血肉模糊。

新手和老手最大区别就在于能否根据不同场景调整模板。

以房屋租赁合同为例, 政府网站的示范文本是这么写的:

新手菜鸟拿模板照抄不误,老手摸摸退后的发际线,拍拍新手菜鸟:“小伙子,你代表的是出租人还是承租人?他们的利益诉求你搞清楚没?”

代表出租人,这时不时自然损坏就得找人上门维修,岂不是要把自己弄成维修大总管。出租个房子劳心费神的,多不划算。样样都自己掏钱修也得花不少钱,至少也得设个限额嘛。

承租人嘛,自然希望保留政府网站模板。如果房子不好找,那咱让让步,至少也得保证房子能及时维修。

好的模板得像老手一样,能拍拍新手的肩,提点合同各方的不同利益点与风险点。升级版模板如下:

用上了多场景模板,新手小菜鸟也可以应对自如,兵来将挡,水来土掩啦!新手上路了,老手的发际线也能守住咯!

套用模板时,总有些无聊的文字要填充,比如反复填入公司名称,再比如代表买方起草合同,就需要手动把模板里对买方不利的条款逐一删掉。各位律师,智能文档生成(Document automation)要不要考虑一下?

颖哥常用的是国外Contract Express和Avvoka。(不收广告费,也没人给广告费。)简而言之,它把合同或其他文档转化成问卷,律师通过填问卷就能完成初稿。

下图是Contract Express的演示,左侧问卷Landlord填入公司名称为ABC Corp,文档中所有出现Landlord的地方都自动填入了ABC Corp。若在问卷里选择代表承租方,工具就自动帮我删除对承租方不利的条款。

智能模板就像拎包入住的精装房,家具都按我喜欢的风格配齐了。它不仅可用于合同,还可用于标准化程度高的其他文档,比如商标申请书、调解申请书等。别误以为它只能用于英文,中文法文各语种它都可用,因为本质就只是文本组装嘛。

使用这类工具需要一定的前期投入,即把模板改造成问卷式的表单,比较适合已经有成熟模板的律所。律所可自己改造,也可找软件供应商付费改造。

有些软件也提供现成的合同模板。比如国内的个别产品预装了中英双语合同模板,使用过的律师可以来分享分享。

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