Jaap Bosman:不要低估法律科技的复杂性

作者 / 潘言博 (Jaap Bosman) TGO法律咨询公司CEO

来源 / 智合

所有人都知道如何在Word文档中进行标记(mark-up)和修订(trackchanges),这些是律师每天都在使用的功能。

如果律师收到的文档经过大量编辑,却没有修订痕迹,但又必须将其与原文进行对比,这时该怎么办?你是否知道Word自带了一个很方便的功能?

如果你知道这个功能,你就是律师中68%知道如何使用“法律黑线”(legal blackline)功能的一员。

剩余32%的人只能对两个文档进行人工对比,过程十分繁琐。至于更“复杂”的功能,比如插入表格、编制索引或使用不同风格,了解这些功能并知道如何使用的律师比例急剧下降。

我们大多数人在工作中一直使用Word,但除了最基本的功能之外,几乎不知道其他高级功能。这就像购买了一架速度高达2.25马赫的F-22战斗机,却把它当作商用飞机以200km/h的速度开起来。

尽管知识有限,但所有律师都乐于使用Word。对于PPT,事情变得更加棘手,我们宁愿让秘书帮忙做PPT,但也许秘书也不知道如何使用,只是不敢承认罢了。对于我们大多数在律师事务所工作的人来说,Excel则无疑是一个禁区。

软件的问题在于需要花费大量时间和实践才能熟练掌握。

大多数人并不愿意花费这样的时间,律师也不例外。最重要的是,律师因为处理各种客户事务已经非常忙碌。如果让律师从处理需要紧急关注的客户问题与花时间来学习将来可能有助于更快更高效工作的软件技能中,二者择其一,大多数律师都会选择前者。

律师不喜欢学习软件,也不会把时间花费在不能算入计费小时的事情上。

我们公司曾在2018年做了调查研究,结果发现,绝大多数律师事务所都有文件管理系统(DMS),但实际上只有少数律师按预期设计的功能使用该系统。

在文件管理系统中,本应该只保存一份文件,每个律师都在这份文件的基础上进行修改。但是实践中,许多律师更喜欢用不同的名称保存自己修改的版本,这种做法完全扭曲了使用DMS的初衷。

最近我与一家大型全球律师事务所的执行合伙人交谈。该律所在最前沿的科技上投资不菲,目的是为了帮助律师更高效地工作。他告诉我,分析表明,平均只有43%的律师在使用新软件工具。其中数据最高的时候是72%,最低的时候只有24%。

这表明,购买和使用软件只是事倍功半,挑战在于如何让律师实际使用。至于让律师理解和使用全部功能,那是再下一步的事了。

2017年,作为诽谤诉讼的一个程序,一名代理富国银行(Wells Fargo)前雇员的律师传唤了该银行。

该律师和他代理的客户期望收到与案件相关的电邮和文件。结果在富国银行律师发送的1.4GB文件中包含了大量电子表格,其中显示了50,000位高净值投资者的姓名和社会安全号,这些信息与其财务细节一一对应,比如他们的投资组合规模以及银行收取的费用。文件不含任何保护指令就移交了,也没有签署任何书面保密协议。

这些文件是由富国银行聘请的一家纽约律师事务所的合伙人安吉拉(Angela T.)发送出去的。代理前雇员的律师提交的传票范围很窄,仅仅要求银行提供与这名前雇员就业和薪酬相关的通讯记录。银行没有理由移交其他保密信息,尤其是在没有任何修订的情况下。

《纽约时报》报道了这次事件后,安吉拉通过电邮向代理前雇员的律师承认了这一错误:

“我们与外部供应商进行了漫长的电邮审查,包括对排除说明的抽查。我现在确认,显然供应商存在着某些错误。”

简而言之,他们使用了电子发现技术(e-discovery),但对于搜索结果中包含的内容还不太了解。

这是个严重的错误。这再次强调了理解软件是至关重要的。然而安吉拉并没有花时间去学习,她可能会因此后悔终生。

在我的第一本书《律所再造-律所革命的宣言书》第八章中有讲到,律师在管理和策略方面通常希望找到“有如神助”的解决方案。

这是一股来自外部的力量,犹如魔法一般无需律师的积极参与,就能将一个问题解决并使之消失。这是不可能的。法律科技通常属于此类。而对法律科技的投资不仅没有适当的业务案例,而且也没有考虑为掌握和正确使用新技术所需要投入的时间。

我们坚信,最终对于所有律师事务所来说,使用新的和现有的技术来提高搜索和产出文件的效率将变得不可或缺。

技术为律师添彩,但不能取代律师。技术对于您的律师事务所而言是否是亟需解决的问题,将取决于贵所的案件和服务客户的类型。

大多数我们公司的客户都是精英律师事务所,对于他们而言,专注于提高工作效率已成为核心考量。

我们建议客户广泛浏览各种法律科技,确定优先排序,并建立业务案例,以从法律科技的投资中获得回报。

律师已经很忙了,又要花大量时间在软件培训上,这始终是个“蜡烛两头烧”的状况,但无论如何,培训都是必要的。

在智合论坛2018上,潘言博先生曾做了主题演讲,分享了他对于技术将如何改变律师事务所的业务的看法。未来不确定,但总要有前瞻者,那一届的智合论坛,主题是“未来法律人简史”。

而在前一年,在法律人工智能被热议的2017年,“智能时代的法律服务”就已经成为首届智合论坛的主题。

不止是法律科技,统称为替代性法律服务提供商的新型服务机构也在从各个角度改造着法律行业。创新层出不穷,法律服务的边界正在被打破。

2019年11月18日,上海中心,来自法律界、经济学界、商界、科技界等不同领域的代表,我们共话“超越法律”。

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