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国际律所中渐热的法律运营(Legal Operations),都在运营些什么?

作者 / 周正

来源 / 智合


法律运营,Legal Operations,一个在国际律所中日渐升温的词语。

它并不等同于我们经常谈论的律所管理。法律运营专业人员既像是律师团队的“总管”或“教练”,又承担了相当多的辅助和支持工作,对外面向客户,对内管理团队项目运行,并且持续地改进流程、工具、技术,让整个团队有条不紊且更加高效。

它在外国公司内部法律部门中已经相当流行,现在被律所逐步借鉴过去。本文将从以下几个方面,简要地介绍法律运营在国际律所中的一些实践:

1. 贝克·麦坚时聘请“法律运营教父”David Cambria

2. 2300+会员的公司法律运营联盟(CLOC)

3. “四大”之一安永的法律运营

4. 法律运营需要什么样的人才?

5. 世界多地及未来的法律运营

第一个全球法律运营总监

2018年6月29日,贝克·麦坚时宣布任命David Cambria为律所的首位全球法律运营总监

David被誉为“法律运营的教父”,有评论文章甚至用《教父刚刚赶到律所》作为标题,以体现这一人事变动的重要性。

在贝克·麦坚时,他将负责确保律所的定价策略、法律项目管理和其他商业活动,与日益复杂的客户需求和期望紧密匹配。

贝克·麦坚时全球法律运营总监 David Cambria

加入这家国际超大型律所前,“教父”David在法律运营方面已经经历非常资深,在多家大型企业担任全球法律运营总监或相近职位,职业经历还包括了销售经理、法律部门及律所管理咨询、企业信息化主管等等。

他的最近一份履历是在ADM担任全球运营总监(法律、合规和政府关系)近5年。工作内容包括:管理法律部门的政策、人员配备和法律部门人员的专业发展;指导内部IT策略,有效精简法律职能部门和技术供应商的管理;担任全球公司法律部门的首席运营官,同时管理外部法律服务,确保来自世界各地的律师事务所和外包商的高质量和高效率,以实现公司的最大利益。

工作成绩也是十分卓著:

◆ 作为高级管理团队成员,为公司和法律部门提供战略见解和法律战术建议,包括信息技术、财务、供应商管理、人事、客户服务和总务等领域

◆ 通过创新的定价模式和基于业绩的定价,在头两年减少了2200万美元以上的法律支出

 创建并管理一个名为ADM律师事务所联盟(ADM law Firm Alliance)的法律部门新项目,将为公司服务的律师事务所从700多家减少到25家,节省了成本,改善了服务等等……

“我的观察是,长期以来,内部法律顾问一直在要求供应商重新思考他们的运营方式,以及与客户的互动方式,因此这不是一个‘时刻’,而是一场运动。当前律师事务所在处理效率和法律服务方式等问题时所采用的业务模式无疑面临着许多挑战。”David在接受外媒采访时说到。

简而言之,他非常熟悉大型企业中的“法律运营”都在做些什么。而在贝克·麦坚时,转型为乙方的他将充分利用过往经验来改进这家国际大所的法律运营水平。

为了增强律所法律运营团队的实力,2019年1月,贝克·麦坚时又聘请了前起亚法总Casey Flaherty担任法律项目管理总监,以及聘请法律专家Jae Um担任定价策略总监。

这样配置的三人组,看来是要动真格。

2300+会员的公司法律运营联盟(CLOC)

实际上,在律师行业还不那么流行的法律运营,已经在企业界得到了比较大范围的推广,其中最为知名的组织就是公司法律运营联盟(CLOC,Corporate Legal Operations Consortium)

联盟目前在45个国家和地区拥有1145家公司会员和2303名个人会员,覆盖了财富500强中的182家企业。

在一份报告里,CLOC十分简明地阐述了企业角度的法律运营的缘起和发展。

角色转变——上世纪90年代之前,公司法务的主要职责是风险控制,公司法律部门仅面临较少的复杂法律事务和较小的外部法律支出压力。而进入21世纪之后,法总们需要成为企业发展的参与者和咨询者,法律事务和商业问题都愈发复杂,日益增加的成本压力让外部律师的使用需要更有战略性。

服务需求日增——商业问题在地理范围和复杂性上都日益见增,法律支持需要成为企业发展的顾问,81%的公司法律部门面临服务需求的增加。而解决见增需求的最佳方法包括:增加技术的使用,增强法律部门团队,为客户提供更多的自助服务。

法律运营的必要性——控制不断增加的成本需要花费大量的时间在管理上,而这些时间本可以用于钻研法律事务;法律事务的处理越来越依赖技术和流程改进,完成这一点需要专门知识,不是律师的常备技能。

什么是法律运营?CLOC用了这样一张图来阐释

CLOC的法律运营12项核心能力

基于组织的成熟度,CLOC定义了每个法律职能部门都应该追求的12项核心能力,包括——

◆ 基础——所有法律运营所关心的共通核心领域:财务管理、供应商管理、跨职能部门协调对接、技术和流程支持

◆ 进阶——随着组织的成熟需要考虑加入的部分:服务模式和替代性支持模型,组织设计、支持和管理,通信沟通,数据分析

 成熟——法律运营中的一些最佳的覆盖领域:诉讼支持和知识产权管理(如果需要)、知识管理、信息治理和记录管理、战略规划

这是企业的角度,而作为外部的法律服务方,律所的法律运营同样没有一个完全限定的范围,而是根据需求进行布置,其中比较核心的部分则正像贝克·麦坚时部署的那样:定价管理、法律项目管理和技术应用

其中的定价管理,根据汤森路透的《律师事务所定价洞察》报告显示,全球100强律所中有超过70%现在已经雇用了一名定价官。“这是在法律服务的买卖双方之间建立真正合作关系的关键战略角色。”

“四大”之一安永的法律运营

如果说律所的法律运营还在一个相对起步的阶段,我们不妨看一下竞争机构在做些什么。“四大”之一的安永也部署有自己的法律运营,核心是专业人士、业务流程管理和数据技术应用

在官网上,我们能看到这样的描述:

今天,卓越的法律运营是技术驱动的、全球性和多学科的。

安永可以为您的法律职能部门提供一套运营模型和法律运营平台,它结合了法律托管服务(LMS)和来自安永全球法律专家网络所提供的不间断的、高质量的、高性价比的解决方案。

安永的法律运营确保使用配置有获奖领先技术的智能系统和数据,融合全面的质量和风险管理及仪表板工具,并配有一个专门的了解企业文化、风险偏好和需求的客户支持团队。

我们的运营模型帮助各组织管理进入总法律顾问办公室(GCO)的法律事务,确保需要法律支持的工作被分配到正确的团队——高度自动化、离岸或高度复杂的法律服务团队,这有助于组织高效地管理法律事务的所有阶段。

作为您公司法律部门的一个无缝衔接的组成部分,我们可以加强风险保护,并帮助收集和分析正确的数据,为业务决策提供信息,让您的团队可以更专注于关键的战略和战术问题。

简而言之,安永的法律运营服务是建立在(1)全球法律专家网络(2)成熟的法律管理/托管服务(3)数据和技术驱动等几个要素之上的企业法律事务整体解决方案,目的和作用就是将企业的法律事务按低、中、高复杂度合理地分配给内部/外部法律团队,并有效地监控和推动所有流程。

安永的法律运营服务使用的仪表盘工具界面,清晰地显示法律事务的类型、进展等信息

在运营支持之下,安永本身也提供部分法律管理/托管服务(Legal Managed Services),包括合同生命周期管理、合同本地化服务、实体合规和治理服务。4月3日,安永宣布收购汤森路透Pangea3法律管理服务业务,收购完成则将一次性又收编1200多名法律专业人士。(相关阅读:地震级收购,安永!安永“一口吃下”汤森路透法律服务1200人)

法律运营需要什么样的人才?

随着公司法律运营联盟(CLOC)和公司法律顾问协会(ACC)等法律运营协会组织的兴起,越来越多的公司法律部门开始意识到法律运营职能的重要性。

但随之而来的最为直接的问题就是——需要什么样的人,人才又在哪儿?

以“教父”David为例,他身上集聚了多学科的复合知识和技能,拥有政治经济学和法律博士双重学科背景,以及令人咋舌的职业经历:一开始在汤森路透担任业务经理,随后去法律部门信息管理解决方案供应商做了销售经理,再是法律战略咨询公司的经理,然后是Aon的法律部全球运营总监,管理29个国家的约400名专业人员,支配约为1.5亿美元的运营预算,之后担任了CDW的企业信息管理高级主任,管理整个组织的风险识别/缓解、信息安全、数据管理、记录管理、诉讼准备和知识产权计划等事务,再是ADM的全球法律运营总监,最后是贝克·麦坚时的全球法律运营总监……

如果说这样的履历不可复制,我们或许从招聘启事中能看到对运营人才的一些描述和要求。

美国Greenberg Traurig律师事务所已经拥有法律运营部门十年,公开招聘过一些相关职位。

其中对“法律运营支持专员”的职位描述是:他将与律师团队合作,以支持他们的业务和服务团队管理,并在任务规划和跟踪过程中发挥关键作用。他应当确保客户的事务尽可能有效地被计划、安排和管理,职责范围涵盖管理流程的所有方面。候选人还应该灵活地根据需要加班。

工作内容具体包括:

与客户沟通项目进展并响应客户请求;

根据需要,与律师、律师助理和其他人合作,确定工作任务、估计时间/持续时间、分配资源、优先级和相关性,以制定全面的项目计划;

管理任务的详细进展、作业律师的及时性、费用、预算,确保计划的执行和任务的交付/执行;

识别、记录、跟踪并确保解决团队问题和相关重要事务。确定事务领域并交由合适的执业律师处理;

协调和管理计费流程,包括跨多个律师和多个办公室的预计费审核,担任律师团队和收入管理部门及审计部门的联络人;

持续改进所有业务流程、程序、支持工具、技术;等等。

任职资格则包括:

4年制大学学历优先;

在项目管理、运营管理、法律助理或诉讼支持方面至少5年的法律行业经验,最好曾在律师事务所工作;

精通Office软件,尤其是Excel;

具备评估业务问题,问题和挑战的能力,并能迅速将这些信息转化为行动

熟练使用标准的法律支持系统,包括录入、冲突审查、计时、计费和收款;

拥有同时有效管理多人、多团队和复杂事务的成功经验;等等。

职位的实际需求可能比文字描述来得更具挑战性,法学院该如何支持这类新型人才?

法律运营软件平台SimpleLegal的首席执行官Nathan Wenzel表示,培训计划实际上很容易在法学院开设,因为它结合了商学院、科技专业和法学院已经开设的一些课程。

范德比尔特大学法学院(Vanderbilt University Law School)法律与创新项目创新设计总监凯特琳·文(Caitlin Moon)认为,为法律运营制定一套课程并不太困难,“几十年以来一直有人从事类似事务,但只是没有一个固定称谓。”

目前,范德比尔特大学法学院正在专门为法律运营开设一门课程,包括法律项目管理、以人为本的法律设计、法律技术和商业法律等内容,基本上与CLOC的法律运营基础核心能力相对应。

Wenzel表示,法律运营是一个薪水相当可观的职业。根据CLOC发布的一篇文章显示,2017年法律运营专业人士的平均薪酬(包括工资、奖金和股票期权)为16.3万美元。另外有数据和报道显示,拥有MBA学位,薪资将高出29%,而拥有法律博士学位,薪资则将高出59%。

世界多地及未来的法律运营

确实,如Caitlin所说,过去十几年间公司法律部门才开始思考减少支出和提升效率,所采用的一系列手段都可以涵盖到今天的“法律运营”之内,只是没有统一用这样一个称谓。

现在看来,法律运营的组织化普遍被认为起源于美国企业之中。美国的一些公司内部法律部门已表示有必要拥有健全和成熟的法律运作职能部门,其普及度也催生了CLOC这样的专门组织。

CLOC在美国之外也拥有很多会员公司,但世界各地的法律运营的发展水平和特色各不相同

2018年9月,澳大利亚CLOC研究所的一项观察结果显示,澳大利亚和新西兰企业的法律运营与美国相比还很不成熟,内部法律团队规模本身相对较小,法律运营专业人员的数量也不可能达到在许多美国企业中所见到的规模。

南非约翰内斯堡的法律运营和技术顾问Rian Hancock则在他的MBA研究中非常具体地关注了公司法律顾问如何决定购买法律服务。担任德勤南非法律管理咨询经理后,他很快开设了自己的法律运营和技术咨询公司。

Hancock认为,肯尼亚和尼日利亚的主要市场比法律运营更加成熟的国家落后大约三到四年,其中的主要因素是技术的应用,在非洲地区,技术应用的成本是美国的大约14倍,而技术是法律运营的重要组成部分。“我们需要找到本地能负担得起的系统。”

在美国,法律运营的最大目的是控制企业法律开支和获得最大化收益。而欧洲的法律运营,主要驱动力却是监管合规。

ACC欧洲公司总裁Hans Albers表示,美国是诉讼的国度,所以公司更关注外部法律支出,而在欧洲诉讼相对较少,压缩法律支出有一定的限度,所以法律运营更侧重于帮助业务增长。

澳大利亚Wesfarmers集团的法律总经理Sheldon Renkema认为,在法律运营方面,澳大利亚领先于美国的一个方面是公司的法律部门更可能利用“更具竞争性的外部法律服务提供环境”。

“这里的外部律师对固定或限制费用、按项目服务或其他收费安排更开放。外部供应商还提供对我们有重大价值的增值服务,如专业发展、关键绩效指标报告、项目管理、技术支持和建议。”这些,使得企业的法律运营更有发挥的空间。

而对于这一高度竞争的市场中的律所而言,显然法律运营对于事务所的竞争力提升也相当重要。

公司法律顾问协会(ACC)法律管理服务副总裁Catherine Moynihan认为,一个国家的法律运营专业人士在影响另一个国家方面所能做的不多,因为美国和欧洲各国的法律运营多年来都已经相对成熟。

Renkema表示,越来越多的人被任命为专职法律运营经理,澳大利亚的法律运营可能在2020年迎来蓬勃发展。

Hancock对自己的法律运营咨询公司在非洲的业务很看好:“法律仍然是工作流程改进的最后堡垒。随着人工智能的发展和法律职能部门的数字化,我们开始获得越来越多的数据。法律运营的价值正在于此。”

               结   语

法律运营总监(Director of Legal Operations)律所首席运营官(Chief Operating Officer)是两个职位。

这样的对比或许也有助于理解法律运营在法律服务团队中所起到的作用。

目前,国内律所讨论较多的还是一体化(律师团队或律所作为一个整体提供服务)和角色分工(销售的归销售,执行的归执行,或者不同合伙人的团队职能有所侧重),在团队合伙人和执业律师之外,有的会配上一个团队秘书,处理一些基础的文档整理和复印工作。

即便是一体化团队,也没有一个既是“总管”和“教练”,又是强力辅助者的角色,能充分对接、分析、安排、跟踪、持续改进整个团队的法律服务。

而这样一个角色的价值就在于通过“运营”来提升团队的效能和战斗力。

或许对于中国律所而言,马上出现这样一个职业角色并不现实,但其背后的工作内容和职位含义却可以被拆分,并部分借鉴。实际上,正如上文说的一样,一部分工作已经有人在做,只是并没有抽离、汇集成一个专门职位。

而未来,会有那么一天。

参考资料:

1.https://www.bakermckenzie.com/en/newsroom/2018/06/david-cambria-global-director-legal-operations

2.https://www.legalevolution.org/2018/07/godfather-just-lateraled-law-firm-055/

3.https://www.linkedin.com/in/david-cambria/

4.https://cloc.org/what-is-legal-operations/

5.https://www.ey.com/en_gl/law/legal-operations

6.https://www.linkedin.com/jobs/view/legal-operations-support-administrator-at-greenberg-traurig-llp-18823728

7.https://www.law.com/americanlawyer/2019/04/12/legal-operations-is-making-its-way-into-the-law-school-curriculum-405-35149/

8.https://www.law.com/newyorklawjournal/2019/04/26/a-primer-for-legal-operations-and-law-firm-pricing-professionals/

9.https://www.law.com/corpcounsel/2019/04/01/increasing-efficiency-a-look-at-legal-operations-around-the-world/

 

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