有温度的法律新媒体

【动图】智合技术达人教你十大Word技巧,隔壁同事抢着学(上)

作者 / Swan

来源 / 智合


Word用得好,律师下班早。

有些word自带设置特别反人类!这十个技巧,都是日常使用word最常见的小细节,简单两步,轻松变身word达人。

一键去除超链接

平时写文件,有些东西是直接在网页上copy的,粘贴过来就带有超链接。

或者是邮箱地址or网址,按回车键后,也会自动转换成带有超链接,这些有时候都很碍事。

一个个手动取消超链接特别费事,还会有“漏网之鱼”。

这个如何一键快速去除超链接?

选择取消超链接的文档内容,然后按下“Ctrl + Shift + F9”组合键,一键立马去除所选文档内容中的超链接。

文档嵌入字体

Word往来,现代工作的日常。

但我们经常在打开一个word后发现,在自己电脑上显示的字体和别人显示的不一样,编辑起来不仅会有格式、文章结构问题,还很可能出错。

原因是这个word在编辑的时候使用了个性字体,当没有装这个字体的电脑上被打开的时候,就会自动显示成宋体。

这种情况如何解决?

1

打开文档,点击“文件—>选项—>保存”

2

下拉找到“共享该文档时保留保真度”组

3

将“将字体嵌入文件”和“仅嵌入文档中使用的字符(适合减小文件大小)”打钩

这样就完成嵌入字体设置。

再保存文档或另存为文档,重新存储后的文档将包含文档中所用的字体,当文档在没有安装个性字体的电脑上打开时,不会再出现显示字体不一样的状况。

去除烦人的红蓝波浪线

用word的时候,有没有发现有些文字或字母下面会出现一些红色蓝色的波浪线,删也删不掉,贼拉烦人。

这是word的自动检查功能生成的,红色是指拼写错误,蓝色是语法有毛病。不用担心,这些波浪线在打印文档时是不会被打印出来的。

这些波浪线怎样才能去掉?两个办法:

1、如果文档的内容中有拼写和语法错误的地方只有个别时,可按“F7”键,在弹出的“拼写与语法检查”侧边栏选择“忽略”即可取消波浪线。

如果文档的内容中有很多红色蓝色波浪线,这个时候运用前面方法则会比较慢,可以这样:

2、点击“文件—>选项—>校对”,找到“Word中更正拼写和语法时”组,将其下列选项的复选框取消,波浪线全不见了。

注:其实这个功能还是有很大辅助价值的,特别是Office216版本,增加了对中文的拼写和语法检查识别。具体是否关闭拼写和语法的检查识别,依个人所好而定。

关闭自动项目编号

平时写文件,项目编号特别让人头疼。

比如,输入“1、XXXXXX”或“一、XXXXXX”,再按回车,word会自动将它变成自动项目编号格式,在下一行添加了“2、”或者“二、”字样。

这时如果按“Backspace<–”,可以删除第二行中的编号,但并不能消除第一行中的项目编号格式。

也就是说,第一行中的“1、”或“一、”已经变成项目编号格式了,不可选中,文章如果大小层级标题比较多,改起来格式乱变就超级抓狂。

这个咋整?

为大家分享2个方法关闭自动项目编号的方法:

1、不改变Word缺省设置,秒用“Ctrl + Z”组合键取消自动项目编号

在输入“1、XXXXXX”再按回车键后,再按一下“Ctrl + Z”组合键,第二行的“2、”字样没有了,第一行中的“1、”还是原来的样子。

其原因是Word系统中有“自动更正”功能,Word按照一些特定的规则将输入的内容自动更正。如:我们输入“1、XXXXXX”再按“Enter键”后,系统自动做了两个动作,一是换到下一行,二是自动将这两行变为自动编号的格式。

“Ctrl + Z”组合键的作用就是撤消上一步操作,我们按了一下“Ctrl + Z”组合键,刚好取消了第二个动作,Word只做一个动作,而没有做自动编号,在之后的文档编辑过程中,word将不再使用自动编号功能,可根据需求自己手动编写相应编号。

2、彻底关闭“自动项目编号”功能

点击“文件—>选项—>校对—>自动更正选项”,在“键入时自动套用格式”标签中,找到“键入时自动应用”组中的“自动编号列表”和“自动项目符号列表”复选项,取消前面的钩即可。这样就可以去掉那些烦人的自动编号功能。

Word文档的对比

对方没用修订模式改了word发回来,收到的时候一般心里都是要说MMP的:)

不用怕!两个对比文档的方法,能快速找出两个word的不同。

前提,是我们手头上得有原始文档,对比后才能准确的看到对方到底添加了些什么内容,修改了些什么内容。

1、并排查看

打开新旧两个文档,在其中任意一个文档上点击“视图”,在“窗口”中找到 “并排查看”按钮,点击即打开“并排查看”功能。

这样我们可以看到两个文档就分屏显示了,而且滚动其中一个文档时候,另一个文档也会跟着滚动,可以很好的对比查看两个文档的不同之处。

如果不能同时滚动,检查“并排查看”按钮下方的“同步滚动”按钮是否激活。

2、比较文档

比较文档功能可以自动帮助我们检测出修改痕迹、删除痕迹、添加内容等等,非常方便。

打开Word,点击“审阅—>比较”,在“比较文档“窗口中,“原文档”中添加我们的原始word,“修订的文档”中添加修改后的新文件,点击“确定”后进入对比模式。

在对比模式中可清晰的查看到修改痕迹,找到不同地方。

在对比模式中,别忘记点开“审阅”选项卡->在“修订”组中找到“显示以供审阅“方式->选择“所有标记”。

下一期,我们将带来另外五个常用word技巧,如果你有word难题,也可以留言~ 

未经允许不得转载:智合 » 【动图】智合技术达人教你十大Word技巧,隔壁同事抢着学(上)

评论 抢沙发

评论前必须登录!

 

This site is protected by wp-copyrightpro.com