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Top内所律师私藏的办公APP,高效必备!

作者 | 京若阳(Lawrence Jing) 上海锦天城律师事务所

来源 | Kira的研究中心(已获授权)


 本文仅代表作者个人观点,不代表智合立场

我们这一代人有幸经历了移动互联网的从无到有和智能手机应用的从弱到强。作为非诉律师,我们可以怎样利用现有的手机App和互联网服务来提高生产力?

作为一个爱折腾的处女座工具控律师,笔者精选了十余种手机App或互联网服务推荐给大家,希望在某些程度上能对各位会有所帮助。

文字处理

1.Scanner Pro – 手机上的扫描仪

扫描仪又卡纸了?一两页的文件扫描不愿跑一趟?没关系,Scanner Pro这款软件可以把手机一秒变成一台扫描仪。

把你要扫描的文件平铺在平整的桌面上,打开Scanner Pro,让文件的四边都保持在镜头内后拍摄,软件便自动将文件处理为扫描件。扫描后的文件可以储存为PDF或JPG,可直接邮件发出或使用WebDAV自动存到坚果云。

相比其它竞争产品,Scanner Pro具有强大的畸变矫正功能,可以极大减少因为文件弯曲或折叠带来的畸变。

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Scanner Pro输出的扫描件,如同扫描仪一般的体验

平台:iOS

费用:付费

同类应用:扫描全能王、扫描宝、Office Lens

2.Text Grabber – 文字识别神器

客户发来的文件只有扫描版?工商调档文件录入尽调报告只能手打?试试Text Grabber吧。

拍摄前把识别语言设置为中文+英文,拍摄后选择识别区域即可完成文字识别。由于这个App是俄罗斯老牌文字识别厂商ABBYY旗下的,所以识别准确率非常有保障。

如果想做整个文件的文字识别,建议使用电脑上的Adobe Acrobat Pro或者ABBYY Finereader。

image003识别率相当不错

平台:iOS、Android

费用:付费

同类应用:Office Lens

3.Smallpdf.com – 在线PDF处理瑞士军刀

Smallpdf.com是一家瑞士的在线PDF处理工具,拥有PDF和office文件互转,加密解密PDF等功能。其中最具有代表性的功能是解密某些加密的PDF、文字版PDF转Word。

Smallpdf.com提供的服务是完全免费的,而且界面清爽简洁。Smallpdf.com的瑞士血统(而不是国内互联网巨头血统)则保证了文件的安全性。

image004Smallpdf如同瑞士军刀一般的PDF处理功能

平台:网页版

费用:免费

同类应用:暂无

会议必备

1. 录音宝 – 整理会议记录神器

参加会议时,很多律师可能选择把会议录下来以便日后回顾,但是如果会议长达数个小时,一款录音App可以如何帮用户定位到想要找的地方?目前很多录音App选择加标签或批注的方法作为解决方案,但这明显让用户在录音时显得手脚匆忙。

笔者在此向大家推荐录音宝,作为全国最准确的中文语音识别提供商——科大讯飞旗下的App,录音宝使用语音识别解决了这一问题。录音完成后,录音宝可以自动识别中文语音。根据实际会议中的使用情况,虽然是机器识别,识别率还是非常不错的。

值得一提的是,录音宝还提供付费的精确人工转语音服务,提供给有需要的用户使用。

image005录音宝的录音界面和文字识别定位界面

平台:iOS、Android

费用:免费、付费(人工识别)

同类应用:无

2.Moxtra – 团队协作的集大成者

Moxtra是一款团队协作软件,提供全平台覆盖的客户端。Moxtra有和微信类似的聊天功能,但比微信优秀的是,Moxtra具有完善的文件储存、任务清单、日程等功能。但这里,我们要特别推荐Moxtra强大的会议功能。

和大部分网络会议提供商一样,会议发起人发起会议后,系统生成供参会人员点击加入会议的链接。值得一题的是,参会人员可以不用注册Moxtra,通过网页版加入会议。

Moxtra的会议功能的特别之处在于,除了常规的语音功能,会议主持人可以选择实时共享其电脑或设备的屏幕给所有参会人员观看。

笔者团队曾使用这一功能和远在千里之外的客户开会,我们一致认为,使用Moxtra共享屏幕开会的感觉就像和客户在同一间会议室开会一样。Moxtra的这项功能对有展示需求的会议(例如播放PPT、共同修改文件等)具有非常重要的意义。

需要注意的是,Moxtra免费商务标准版提供的会议有5人/45分钟的限制,如果需要更多参会者和会议时间,可以选择Pro版本。

image006iPad版Moxtra的会议界面

平台:PC、macOS、Android、iOS、网页版

费用:免费、付费(Pro)

同类应用:钉钉

非诉律师必备

1.Toggl – 工作时间就是金钱

大部分律所的OA系统上都有Timer方便律师记录工作时间。但是,律所OA系统一般难用,且只有网页端。在这里笔者向大家推荐Toggl作为工作时间记录的替代工具。

Toggl提供全平台覆盖,并按照“客户-项目-具体事务“清晰的三层分级来记录工作时间。特别值得一提的是,Toggl可以按照日期、客户或项目自动生成工作时间表并导出为表格,如果在Toggl中录入费率,还可直接生成账单。

image007Toggl的工作时间(具体事务)、项目、客户界面

平台:PC、macOS、Android、iOS、网页版

费用:免费、收费(Pro)

同类应用:Harvest

2. 启信宝 – 工商信息查询

查询企业的工商登记信息是非诉律师的家常便饭,除了每次都要输入验证码的全国企业信用信息公示系统http://gsxt.saic.gov.cn之外,笔者推荐选择启信宝作为快速查询企业工商信息的替代工具。

启信宝可以根据用户的需求,实时抓取全国企业信用信息公示系统提供的企业工商登记信息。除此之外,启信宝还可显示企业目前持有的知识产权、已结诉讼等信息。

需要特别注意的是,启信宝只能用于初步查询,在法律文件出具之前,我们需要登录全国企业信用信息公示系统逐一核实,并以后者为准。image008

启信宝企业信息界面

平台:网页版、iOS、Android

费用:免费

同类应用:企查查

3.Soopat – 专利快速查询

使用过国家知识产权局专利查询系统http://cpquery.sipo.gov.cn的同学应该对该系统的低效和慢速印象深刻。和启信宝一样,专利信息查询也有第三方服务,这里笔者推荐Soopat.com。

Soopat的检索速度非常快,提供查询中国专利和世界专利的服务,支持专利号、公开号、专利名称作为关键词,显示专利的不同状态,同时还提供专利文书全文下载。

同样,笔者建议Soopat只可作为初步检索使用,在出具法律文书前,还需要登录国家知识产权局专利查询系统逐一核实。

image009Soopat首页

平台:网页版

费用:免费

同类应用:无

4.ProcessOn – 股权结构图神器

非诉律师往往需要在法律文件中插入股权结构图,据笔者观察,很多律师是画图苦手。传统画图工具中,Visio门槛高,而用Word自带的画图往往惨不忍睹,笔者在此向大家推荐一款画图神器——ProcessOn.com。

ProcessOn是一款国产的画图工具,只提供网页版,但是其功能非常之强大,画股权结构图仅仅是其功能中的一种。ProcessOn有准确且多元的画图元素,画股权结构图需要使用到的方框、箭头、线段、文本框都在很显眼的位置。股权结构图绘制完成后可导出为图像或者PDF。

特别值得一提的是,ProcessOn可以邀请多位协作者共同画图,这样一来,修改和协作就变得非常简单。以下是笔者最近使用ProcessOn制作股权结构图的操作界面:

image010ProcessOn画图界面

平台:网页

费用:免费

同类应用:Gliffy

5. 名片全能王 – 忘掉你杂乱的名片夹

每次出去开会,笔者往往收到一堆名片。名片一多,留着也不是,丢掉也不是,特别是关键时刻需要找人也很难检索。这里笔者向大家推荐手机App——名片全能王,真正解放生产力的App。收到名片后,对着名片拍一张照片,即可录入名片上的所有信息到手机通讯录。

目前使用看来,名片全能王不仅对文字的识别精准,对职位、电话、邮箱等信息的归类也非常准确。有了这个App,几乎可以丢掉鼓鼓囊囊的名片收藏夹了。

image011咚咚咚,顺丰快递!【Kira:闷声作大死】

平台:iOS、Android

费用:免费、付费(Pro)

同类应用:扫描宝

6. 坚果云 – 国内唯一可用的协作网盘

使用坚果云作为文件储存终端的律师团队是很幸福的。笔者所在团队就是这样一个团队:提交完成的工作时,我们只需放入相应文件夹等待同步;共享资料时,无需来回发送繁琐冗长的邮件,只需指明文件路径即可;团队成员共享项目文件夹,保证了成员之间文件版本的一致,彻底消除了文件冲突的可能性。

在Dropbox、Google Drive等境外网盘被封,金山网盘关闭,百度云、360云盘什么玩意儿的大环境下,国内可用的网盘只有坚果云了。坚果云提供多成员全平台文件同步、历史版本追踪、无限储存空间、WebDAV同步、多文件夹同步、选择性同步、增量同步等杀手级功能。

特别值得一提的是,坚果云是国内唯一提供WebDAV功能的网盘。提供WebDAV支持,意味着坚果云有无穷的应用拓展性。例如,坚果云可以接入上文提到的Scanner Pro,实现文件一扫完就自动上传到坚果云文件夹的效果。

image012坚果云的历史版本追踪界面

平台:PC、macOS、Android、iOS、网页版

费用:免费、付费

同类应用:无

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责编 | Albert

编辑 | Angie

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原文标题 | Top内所处女座私募律师私人珍藏的生产力APP,不看不是好律师

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